第8回 中村明の公式ブログ
2020/07/17
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会議のあり方を考えてみましょう！
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その会議、本当に必要ですか？
会社での会議は多いですよね。
毎回会議をするのはいいのですが、その会議、本当に必要ですか？
会議をしているのが仕事と思ってしまうことはないでしょうか？
会議はあくまで、企業内の見直し、改善策を見出すことにすぎません。
より生産的な会議をするためには事前準備と当日の進行の工夫が重要です。
そこで進行役を務めている従業員の方に聞いたところ、
「話が脱線して時間がかかる」「意見を出す人が決まっている」
などの進行に関わる問題点や「忙しくて会議の時間が取れない」
「会議の議題がマンネリ化している」という会議の予定・内容に
関する問題点が多く出されました。
そこで、まず会議の際に守るべきルールを作成してもらいました。
スポーツでもルールがあるように、会議にもルールがあっても
いいと思いませんか？
「批判する時は代替案を出す」
「必ず1回は発言する」
などのルールを作成します。
もし、ルールを外れた場合は、進行役が注意を促すことで
会議全体の秩序を守ることができ、お互いに気持ち良く
議論することができます。次に、会議の予定表を作成します。
いつ・どこで・何を議題とし、誰が進行役でどういう順番で進行するか
などについてスケジュール化していきます。
この時のポイントは、わざわざ集まって議論すべき議題がない場合は
会議をしないということです。
ここ大事ですね。
会議のために会議をしていることが、私も過去にありました。
会議には費用・時間などの多くのコストがかかります。
コストをかけてまで集まる必要があるのかどうか?
例えば、会議運営専属チームを作って、議題ごとにやる必要が
あるかどうか判定することで、会議の開催の意義、重要性が
明確になってくるのです。
明確になってくるのです。
このように限られた時間で効果的な会議を運営するには
事前の準備が必要です。
会議がうまくいっていない企業では、事前にできることがないか
チェックをしていただくといいと思います。
サイポンの使い方を簡単に分かりやすく説明します
