オンライン時代のデータ管理
2020/06/29
おすすめの管理方法
データは同期して一元化
データファイルの場所
普段、パソコンやスマホを複数台使う人にとっては、「どこに何があるか」ということをある程度意識していないと探しものが大変です。パソコンでしか使わないファイルなどは当然スマホに保存することはないですが、日常やビジネスでのメモなどはどうでしょうか？パソコンに保存したのかスマホにメモしたのか…行方不明になった情報を探し回る経験はありませんか？
スマホが普及する前は、携帯では電話と多少のメモができるくらいでした。それが、今はパソコンで作成したファイルを閲覧することもできたり、パソコンに近いかたちでメモを残すこともできるような時代です。だからこそ、同じファイルがパソコンとスマホに保存してあったり、古いファイルを間違えて更新してしまうこともあり得ます。通信環境があるという前提ではありますが、データファイルを共有することで改善が望めます。
クラウドスペースの利用
ファイルを共有するために最適な方法は、クラウドスペースを利用することです。使い勝手がいいのはGoogleドライブでしょう。無料で15GBのスペースが利用できるので、動画ファイルや巨大なファイルを扱うのでなければ十分すぎるほどの容量です。Googleアカウントさえあれば誰でも使用可能で、アンドロイドのスマホを持っていれば既に使える状態になっていると言えます。iPhone利用でもGoogleアカウントを取得すれば可能です。パソコンではクロームでアクセス、スマホからはアプリでアクセスするのがよいでしょう。
ファイルの共有
基本的には共有するファイルをGoogleドライブに保存するだけです。該当のファイルはそれぞれの端末からは削除しても大丈夫です。削除するかどうか、運用方法はそれぞれですね。
特にスマホにおいては、多くのファイル、容量の大きいファイルがあると保存容量が逼迫することがあります。これを回避するうえでも、グーグルドライブにファイルを保存する価値があると言えます。
GmailとGoogle Keep
Gmailは言うまでもありません。Googleアカウントで取得できるメールアドレスで、アンドロイドのスマホであれば既に購入時から使用可能になっているものです。他にはGoogle PhotoやGoogle Keepなどは使い勝手のいいアプリです。Google Keepは共有メモのアプリで、パソコンからでもスマホからでもメモの内容を共有できます。スマホでメモしたものがパソコンそのまま扱えるようになります。
